■■■ 駒場自治会事務局 ■■■
2023年3月3日本部委員会議＠ルーテル教会議事録
１）駒場自治会長逝去により副会長三名が会長代行を務める。
２）次期会長および会長宅の職務の軽減のため事務局機能を本部委員全員で構成し、事務局を会長宅以外に置く。市・区役所などからの郵便物等は事務局宛に送付され、情報の仕分けを事務局長が行い、配布・掲示を本部委員全員がサポートをする。
3月29日（水）18:00〜20:00掲示物・回覧物の仕分け作業を実施する。
３）年度末の役員会議では、班長から本部委員への転任を積極的に呼びかける。４）防災部の事業報告および事業計画書について
防災部長と会計顧問が今年度事業報告および新年度事業計画書（防災倉庫設置事業）を作成する。
3月4日（土）16:48
掲示板破損の連絡（木村書記）現場の確認、掲示板番号を三上副会長に連絡。月曜日、区役所のコミュニティー課に連絡する。7日（火）掲示板貼り替えされる。
3月5日（日）
駒場自治会事務局は防災・環境マップの作成管理を行う。
今まで、「長老の方々に聞きにいかないとわからなかったこと」や、「会長おひとりの判断で処理していたことなど」を事務局を会長宅外に設置することで、問題や情報の処理の仕方を、成文化し、マニュアルとして整備していきます。
自治会宛の情報処理をマニュアル化・成文化（見えるか）し、ホームページに記載していくことで、会長ならびに本部役員の職務が軽減化し、問題発生時、会員自身が「どうする」を判断することができるようにする。
そして、必要なものは紙に印刷し役員が期間中は所持し活用する。
3月11日（土）
駒場自治会ホームページに3月回覧掲載。
3月15日（水）
「暮らし便利帳」ページ情報の更新
https://komaba.info/livingbook
日赤・会員増強資材の請求（昨年度の数量記載あり）（3月31日締め切り）
自治会活動事業報告書および収支決算書の請求（4月14日締め切り）
衛生費補助金変換請求（前会長宅に届く）
3月17日（金）
さいたま市防犯協会より
地域防犯推進委員の任期満了に伴う推薦依頼、届く。
業務内容：地域安全情報の住民への提供、伝達や地域住民からの要望意見の把握など。
民生委員より、広報誌「れんげそう」4月の回覧に折込630部の連絡。
3月20日（月）
komaba.info 管理者の変更（会長→事務局）・SSLサーバー証明書更新
3月23日（木）
浦和区コミュニティー課へ新年度情報配布予定計画書届く。
謝礼袋の宛名ラベル作成
3月26日（日）
第４回役員会議
・謝礼の配布・新役員名簿の回収・事務局設置について・定時総会案内の回覧
3月29日（水）
・回覧・掲示・配布の仕分け会（@Urawa Lutheran Church.18:00-20:00)
3月31日（金）
本部委員募集締め切り
R4班長宅へ・回覧・掲示・配布
4月2日（日）
駒場自治会ホームページに3月回覧掲載。
4月9日（日）
・本部委員会（青少年宇宙科学館３F)
4月18日（火）
・新役員顔合わせ会（@Urawa Lutheran Church.19:00-20:00)
4月20日（木）
令和五年度第1回防犯パトロール（名）
4月21日（金）
木崎第一地区自治連合会令和5年度第1回全体会・大東自治会館令和五年度会費5,000円（西澤出席）
4月23日（日）
駒場自治会定時総会（さいたま市青少年宇宙科学館B1視聴覚室）
4月28日（水）
・回覧・掲示・古紙回収掲示を集合住宅掲示板に掲示交渉決定。配布の仕分け会（@Urawa Lutheran Church.18:00-20:00)
4月30日（日）
駒場自治会事務局iPhone稼働開始・R5班長宅へ・回覧・掲示・配布。
5月2日（火）会長
青少年育成会本太地区会・常任委員会・本太小学校・２F多目的室
5月6日（土）
・会費徴収書類・会員名簿用紙。配布の仕分け会（@Urawa Lutheran Church.18:00-20:00)
5月7日（日）
書類・資料・班長宅へ配布
5月8日（月）会長
南箇公民館監査役員就任・監査・10時
5月11日（木）会長
青少年育成会道祖土地区会・常任委員会・道祖土小学校・４F多目的室
学区（道祖土小学校・原山中学校1/3・木崎中学校2/3）15自治会（瀬ヶ崎・小大田自治協力会・浦和パークハイツ・榎・前島・原山北原・桜並木・坊之在家・神花親和会・駒場・ダイアパレス浦和駒場自治協力会・せとわ浦和・瀬ヶ崎睦）
5月12日（金）
さいたま市防犯協会・浦和警察署へ地域防犯推進委員推薦書提出（本部委員10名）
5月15日（月）
事務局 午前
・浦和区役所総務課「浦和区のまちづくり」回覧用60部
・浦和区役所総務課「防犯パトロール用ベスト」17着（本部委員不足分・班長）
次年度より、引継ぎするか補助金申請と。
・浦和区役所くらし応援室「ごみゼロキャンペーン市民清掃活動用袋630枚」
・浦和区役所防災課（浦和消防署内）「さいたま市マイ・タイムラインノート500冊／さいたま市マイ・タイムライン個人版600冊」
以上を防災倉庫に運び入れる。（K,S,K,N)
・埼玉県発行の防災マニュアルブック「風水害・土砂災害編」は自治会に一冊配布、「欲しい方はWEBよりダウンロードし印刷してください」と。
事務局 令和5年地域防犯推進委員に本部委員10名登録（委嘱状6月末）
会長 午後
・本太小学校体育施設開放委員会・総会出席（副委員長）19加盟団体
5月17日（木）会長
南箇公民館・9時15分・監査
5月18日（木）会長
青少年育成会道祖土地区会・常任委員会・道祖土小学校・４F多目的室
5月18日（木）
令和五年度第2回防犯パトロール（名）
5月23日（火）会長
令和5年度さいたま市浦和区自治会連合会定例総会
浦和区高砂4-10-15 プリムローズ有朋会館・カトレア１階
5月26日（金）防災部長・午前10時から午前12時30分
令和5年度さいたま市自主防災組織連絡協議会総会・市民会館おおみや（RaiBoC Hall）大ホール
5月27日（土）〜6月25日（日）
令和5年度ゴミゼロキャンペーン市民清掃活動・実施場所＝地域の道路・公園等
ごみ袋を全戸配布
5月27日（土）会長
道祖土小学校第一回スポーツフェスタ・応援
5月30日（火）
本部委員回覧・掲示仕訳・連絡会議・Urawa Lutheran Church 会堂
5月31日（水）
令和5年度さいたま市自治会運営補助金の申請について（着）提出期限6月16日（金）提出書類（１）さいたま市自治会運営補助金交付申請書（２）事業計画署（３）収支予算書（４）会則・区域図
政令指定都市移行20周年記念自治会長バッジ（着）
6月3日（土）会長
青少年育成会本太地区会・総会・本太小学校・２F多目的室
6月4日（日）
第一回役員会議（Saitama City Youth Space Science Museum 3F）
6月5日（月）
衛生協力助成金交付申請書類届・申請締切6月28日（水）
さいたま市自治会連合会定例総会資料届・代議員ではないため出席不要。
6月6日（火）
駒場1丁目第1公園横の私有地に建つ掲示板の撤去（浦和区コミュニティ課）
6月7日（水）
駒場自治会交流部へ部会用手当支給。（防災部長）
6月15日（木）
南箇公民館・地域文化振興費630世帯×30＝18,900
6月15日（木）
令和五年度第3回防犯パトロール（名）
6月20日（火）会長
会長講習会「防災に強い街づくりを考える」・浦和区コミュニティセンター９階第15集会室・さいたま市浦和区自治会連合会主催
6月23日（金）会長
もとぶとセーフティネットワーク（MSN）委員総会（青少年育成本太小地区会・補導委員）さいたま市立本太小学校第2多目的室・委員（委員長＝古谷月映・駒場自治会長・駒場領家子ども会代表他、58名）
6月23日（金）防災部長・事務局長
さいたま市自治会運営補助金申請／衛生協力助成金申請／さいたま市地域防犯活動助成金交付申請／防災倉庫用地「土地無償貸付契約（5年）締結」
6月28日（水）午後2:00〜3:00 （会長欠席）
さいたま市地域防犯推進連絡協議会浦和支部地域防犯推進委員委嘱状交付式
ときわ会館・５階大ホール・委嘱状・マニュアル・名簿・看板の配布
6月29日（木）川村会長欠席
本部委員仕分会回覧・掲示仕訳・連絡会議
防災倉庫見積承認・佐藤・井出・小林・木村・西澤・風間・三上
・Urawa Lutheran Church 会堂
6月30日（金）
浦和区役所総務課・防災倉庫補助金申請作業（午前10時〜午後6時）8時間費（川村会長否認により佐藤・西澤・小林・風間・三上・笠原）
午後3時・駒場1丁目第1公園掲示板設置位置確認（小林・三上）
7月1日（土）
非通知電話、7月15日旅行にでるので古紙回収出せない→隣近所の方にお願いしてください。
７月２日（日）
第二回役員会議（Saitama City Youth Space Science Museum 3F）
・防災倉庫6月30日申請完了、9月中認定、土地＝5年契約、今後確認申請〜建設。
・防犯パトロール・11月〜2月＝15:30〜／4月〜10月＝16:00〜
2月末までに12回実施する。
・浦和・駒場の夏祭り8月19日（土）出演者決定。
・本太中学校避難所運営委員は、次年度より委員を辞退することに合意。
・10月29日（日）フリーマーケット開催決定。
・防災センター見学会検討。
７月3日（月）
木崎消防分団後援会2023分担金12,600（630×20）
７月４日（火）午後２時〜・会長
大東自治会館・浦和区「区長と語る会」
７月6日（木）午後２時〜３時
青少年育成道祖土地区会第1回全体委員会
議事・夏休みラジオ体操・夏休み巡回活動・三世代ふれあい広場について
地区委員＝会長・事務局長
7月11日（火）
駒場1丁目第1公園脇に掲示板が設置されました。（民生委員佐藤）
7月12日（水）緊急本部委員会
令和6年度さいたま市コミュニティ助成事業・自治会集会所借上事業に関する調査への対応について、1.「集会所があったら何を望むか？」アンケート調査（笠原・井出）年内に実施。2.集会所借上のための活動（風間・川村）
集合住宅の自治会費徴収要領を成文化（西澤）「会長扱い等曖昧な処理・引き継ぎを整理した」
「わがまち浦和の地震災害を考える」出版・製作：さいたま市浦和区自治会連合会／企画・協力：浦和区防災アドバイザー協議会を10冊調達（事務局）
7月18日（火）佐藤防災部長・川村会長
18:00〜20:00 氷川神社宵宮祭り・駐輪場警備・入口交通整理（佐藤）・ブランコ裏（川村）
7月19日（水）佐藤防災部長
令和五年度第一回駒場体育館避難所運営委員会
7月20日（木）川村会長・事務局長
令和五年度第一回本太中学校避難所運営委員会【報告書別紙参照＝次年度より委員を辞退の意向を否定される】
令和五年度第4回防犯パトロール（5名）
7月28日（金）
仕分会・浦和ルーテル教会（会長欠席）
7月29日（土）
本太公民館２階会議室・夏祭り打ち合わせ／フリーマーケット打ち合わせ会10:00〜12:00（交流部・子ども会・本部委員）（会長欠席）
7月31日（月）
市自治会連合会ホームページ自治会紹介データ更新の依頼・コミュニティ課
主な自治会活動内容・夏祭り・フリーマーケット開催日
8月回覧の掲載
8月5日（土）
本太公民館・資料室・緊急本部役員会議「駒場夏祭り回覧・掲示について」５名出席・５名欠席・18:00-19:40
8月17日（木）
令和五年度第5回防犯パトロール（名）
８月19日（土）
古紙回収・駒場自治会主催「駒場の夏祭り」
８月27日（日）
NPO法人・浦和スポーツクラブ主催「スポーツフェア」参加（交流部）
８月中旬
浦和区自治連合会・会費22,500円
８月29日（火）
仕分会・民生委員矢部様出席・浦和ルーテル教会（会長欠席）
9月16日（土）
古紙回収
9月18日（月・祝）
敬老行事
9月21日（木）
令和五年度第6回防犯パトロール（名）
10月15日（日）
令和5年度 班長・組長会議（青少年宇宙科学館）
10月19日（木）
令和五年度第7回防犯パトロール（名）
10月29日（日）
駒場自治会フリーマーケット
NPO法人・浦和スポーツクラブ主催「スポーツフェア」参加（交流部）
11月16日（木）
令和五年度第8回防犯パトロール（名）
12月21日（木）
令和五年度第10回防犯パトロール（名）
12月28日（木）
令和五年度第10回防犯パトロール（名）
1月18日（木）
令和五年度第11回防犯パトロール（名）
2月15日（木）
令和五年度第12回防犯パトロール（名）
2月18日（日）
第三回役員会議・青少年宇宙科学館・3F多目的室１
3月24日（日）
第四回役員会議・青少年宇宙科学館・3F多目的室１