■■■ 駒場自治会事務局 ■■■
2023年3月3日本部委員会議＠ルーテル教会議事録
１）駒場自治会長逝去により副会長三名が会長代行を務める。
２）次期会長および会長宅の職務の軽減のため事務局機能を本部委員全員で構成し、事務局を会長宅以外に置く。市・区役所などからの郵便物等は事務局宛に送付され、情報の仕分けを事務局長が行い、配布・掲示を本部委員全員がサポートをする。
3月29日（水）18:00〜20:00掲示物・回覧物の仕分け作業を実施する。
３）年度末の役員会議では、班長から本部委員への転任を積極的に呼びかける。４）防災部の事業報告および事業計画書について
防災部長と会計顧問が今年度事業報告および新年度事業計画書（防災倉庫設置事業）を作成する。
3月4日（土）16:48
掲示板破損の連絡（木村書記）現場の確認、掲示板番号を三上副会長に連絡。月曜日、区役所のコミュニティー課に連絡する。7日（火）掲示板貼り替えされる。
3月5日（日）
駒場自治会事務局は防災・環境マップの作成管理を行う。
今まで、「長老の方々に聞きにいかないとわからなかったこと」や、「会長おひとりの判断で処理していたことなど」を事務局を会長宅外に設置することで、問題や情報の処理の仕方を、成文化し、マニュアルとして整備していきます。
自治会宛の情報処理をマニュアル化・成文化（見えるか）し、ホームページに記載していくことで、会長ならびに本部役員の職務が軽減化し、問題発生時、会員自身が「どうする」を判断することができるようにする。
そして、必要なものは紙に印刷し役員が期間中は所持し活用する。
3月15日（水）
「暮らし便利帳」ページ情報の更新
https://komaba.info/livingbook
日赤・会員増強資材の請求（昨年度の数量記載あり）（3月31日締め切り）
自治会活動事業報告書および収支決算書の請求（4月14日締め切り）
衛生費補助金変換請求（前会長宅に届く）
3月17日（金）
さいたま市防犯協会より
地域防犯推進委員の任期満了に伴う推薦依頼、届く。
業務内容：地域安全情報の住民への提供、伝達や地域住民からの要望意見の把握など。
民生委員より、広報誌「れんげそう」4月の回覧に折込630部の連絡。
3月20日（月）
komaba.info 管理者の変更（会長→事務局）・SSLサーバー証明書更新
3月23日（木）
新年度情報配布予定計画書、受け取りに行く。
謝礼袋の宛名ラベル作成
3月26日（日）
第４回役員会議
・謝礼の配布・新役員名簿の回収・事務局設置について・定時総会案内の回覧
3月29日（水）
・回覧・掲示・配布の仕分け会（@Urawa Lutheran Church.18:00-20:00)
3月31日（金）
本部委員募集締め切り
R4班長宅へ・回覧・掲示・配布
4月23日（日）
駒場自治会定時総会（さいたま市青少年宇宙科学館B1視聴覚室）
4月28日（水）
・回覧・掲示・配布の仕分け会（@Urawa Lutheran Church.18:00-20:00)
4月30日（日）
R5班長宅へ・回覧・掲示・配布
5月7日（日）
資料配布
5月28日（日）
ゴミゼロ運動
6月4日（日）
第一回役員会議（Saitama City Youth Space Science Museum B1 Audiovisual Room）